Imagina un taller que recibe consultas por formulario. Al final del día alguien las copia a una lista. Algunas quedan sin asignar.

Antes de construir un bot, define qué debería ocurrir con cada consulta.

El ejercicio

Copia esta ficha y completa los espacios:

• Entrada: una solicitud con nombre, medio de contacto y servicio solicitado.

• Salida: un registro asignado a una persona responsable.

• Problema por comprobar: solicitudes que quedan sin asignar.

• Dato que falta medir: tiempo entre recepción y asignación.

• Decisión humana: presupuesto y aceptación de la reparación.

• Fuera del alcance: prometer precios o reservar una cita sin comprobar disponibilidad.

Dibuja el flujo

Solicitud → comprobar datos mínimos → registrar → asignar responsable → dejar constancia del resultado.

Si falta un dato, el sistema debe pedirlo o marcar el caso para revisión. Si llega el mismo evento dos veces, no debería ejecutar dos veces la misma acción.

Dos pruebas en papel

1. Llega una solicitud completa: ¿qué queda registrado y quién la recibe?

2. Falta el medio de contacto: ¿cómo evitas fingir que ya se atendió?

No necesitas contratar una herramienta para hacer este diagnóstico.

Tu entregable

Publica una versión con otro negocio ficticio e indica una entrada, una salida, una decisión humana y una prueba. Evita datos privados de clientes.

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Cuando quieras convertir el diagnóstico en una demo y una propuesta, el programa de USD 39/mes incluye las plantillas de diagnóstico, propuesta y pruebas.

La peor pregunta que puedes hacerle a un dueño de negocio es "¿qué quieres automatizar?".

Te va a contestar con lo que le molesta emocionalmente, que casi nunca es lo que le cuesta dinero. Te pedirá "un bot para Instagram" cuando el problema real es que pierde el 40% de las llamadas que entran.

En casi cualquier negocio de servicios, el dinero se escapa por los mismos siete sitios:

1. Leads que nunca se contestan. Llega una consulta el sábado, se responde el lunes, ya compró en otro lado. La fuga más grande y la más fácil de tapar.

2. Seguimiento que no existe. Pidió presupuesto, no contestó, nadie volvió a escribirle. El dinero ya estaba ahí.

3. Agendar a mano. Cuatro mensajes para fijar una hora, y aun así se solapan citas.

4. Datos que se copian de un sitio a otro. Del formulario al Excel, del Excel al CRM. Un humano copiando datos es dinero quemándose.

5. Preguntas repetidas. El 80% de los mensajes son las mismas cinco preguntas.

6. Informes que nadie hace. El dueño no sabe cuántos leads entraron el mes pasado. Decide a ciegas.

7. Postventa y recompra. Nadie vuelve a contactar al que ya compró — lo más barato de vender, completamente abandonado.

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La pregunta que lo destapa todo, y que puedes usar mañana:

"Si entra una consulta ahora mismo, ¿quién la ve y en cuánto tiempo?"

Casi siempre la respuesta es "depende". Ahí está tu venta.

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Tu turno: piensa en un negocio que conozcas de verdad. ¿Cuáles de las siete tiene? Contesta abajo. Si describes el caso, entre todos te decimos cuál atacarías primero y cuánto podrías cobrar por taparla.

(El diagnóstico completo, con las cinco preguntas de la auditoría y cómo calcular el número que cierra la venta, está en el Módulo 1.)

Bienvenido a Arquitectos de Sistemas. Aquí trabajamos con problemas concretos de negocios y entregables que se puedan revisar.

Elige por dónde empezar

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El recorrido es asíncrono. Avanza con las lecciones y comparte tus entregables en el foro; no dependes de una sesión en vivo.

Haz esto primero

1. Elige un negocio ficticio.

2. Escribe por dónde entra una consulta y quién debería atenderla.

3. Describe un punto donde el proceso se atasca.

4. Dibuja entre tres y seis pasos.

5. Señala una decisión que debe revisar una persona.

Puedes hacer este primer diagnóstico en papel, sin contratar herramientas. Cuando construyas la demo, comprueba antes qué licencias y consumos necesitas.

Plantilla para tu primera publicación

• Negocio ficticio:

• Proceso:

• Problema que quiero comprobar:

• Entrada y salida:

• Decisión humana:

• Prueba que haré:

Usa datos ficticios y evita compartir contraseñas, información de clientes o accesos. Si presentas una demo, indica qué probaste y qué sigue pendiente.

Tu primer avance es un diagnóstico claro; después viene la demo y la propuesta. Conseguir una venta no tiene un plazo garantizado.